E-Sprawozdania – Instrukcja Podpisywania

elektroniczny-podpis

Szanowni Klienci,

Od dnia 1 października 2018 r. weszły w życie przepisy nakazujące podmiotom tworzenie rocznych sprawozdań finansowych elektronicznie, w formacie XML. Oznacza to, że nie możemy już wysyłać sprawozdań papierowo lub elektronicznie, w innym formacie, np. PDF. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podmioty zobowiązane do utworzenia sprawozdań mają na to 3 miesiące od daty zakończenia roku obrotowego. Dodatkowo, sprawozdania finansowe muszą być opatrzone podpisem elektronicznym (podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP) – wynika to z art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Podpis musi złożyć zarówna osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – BD Partner – oraz kierownik jednostki (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, jak np. zarząd w spółce kapitałowej – to podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu). 

Ważne jest zatem, aby każdy członek zarządu spółki posiadał podpis elektroniczny (kwalifikowany lub ePUAP). W przypadku cudzoziemców nieposiadających numeru PESEL, powinni się oni zaopatrzyć w podpis kwalifikowany zgodny z normą eIDAS (niekoniecznie wydany w Polsce).
Nowe przepisy wprowadziły sporo zamieszania oraz niepewności. W niemal każdym tygodniu dowiadujemy się o nowych problemach i niepewnościach powstających po stronie KRS związanych z podpisywaniem oraz wysyłaniem sprawozdań. Mając na uwadze Państwa zaufanie do nas i naszego Biura Rachunkowego BD Partner, dokładamy wszelkich starań, aby być cały czas na bieżąco z tymi informacjami i przeprowadzić Państwa przez cały proces nowej metody tworzenia i wysyłania sprawozdań finansowych. Proszę mieć zatem na uwadze, że niektóre wiadomości mogą się zmienić z czasem, o czym będziemy Państwa informować.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Przygotowaliśmy i przesłaliśmy Państwu trzy pliki:

  • SPRAWOZDANIE_FINANSOWE.XML – Jest to całościowe sprawozdanie finansowe w formacie XML, utworzone i podpisane przez nas profilem ePUAP zgodnie z najnowszymi przepisami.
  • SPRAWOZDANIE_FINANSOWE-PODGLĄD.PDF – Jest to ten sam plik co powyżej, ale w formacie PDF, aby mogli Państwo zapoznać się z przygotowanym przez nas sprawozdaniem. Prosimy nie podpisywać i nie wysyłać tego pliku do KRS.
  • INFORMACJA_DODATKOWA.PDF – Jest to załącznik do sprawozdania finansowego zawierający informację dodatkową dla Państwa odczytu. Prosimy go nie podpisywać i nie wysyłać do KRS – jest już on zakodowany w podstawowym pliku XML.

Dodatkowo, zarząd ma obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności spółki za cały rok. Taki plik również należy podpisać profilem zaufanym. Czasami załączamy również Państwu propozycję sprawozdania zarządu z działalności spółki w wersji edytowalnej. Mogą Państwo nanieść na niej stosowne zmiany i zapisać do wersji PDF.

W pierwszej kolejności proponujemy podpisać Sprawozdanie w formacie XML. Można to zrobić na kilka sposobów, ale ważnym jest, aby w przypadku, kiedy część członków zarządu posiada profil ePUAP, a część podpis kwalifikowany, najpierw podpisywały się osoby profilem zaufanym ePUAP.

Aby podpisać plik XML podpisem kwalifikowanym, należy wykorzystać do tego oprogramowanie dostarczone przez producenta podpisów. „Według Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) w NBP (które tworzy i wydaje kwalifikowanym dostawcom usług zaufania certyfikaty służące do weryfikacji m.in. zaawansowanych podpisów elektronicznych) w Polsce 5 podmiotów jest uprawnionych do wydawania kwalifikowanych podpis elektroniczny. Są to: CenCert (cencert.pl), Certum (certum.pl), EuroCert (eurocert.pl), KIR S.A. (elektronicznypodpis.pl), PWPW (sigillum.pl).”

Jeżeli chcą Państwo podpisać dokument podpisem zaufanym ePUAP, a nie posiadają Państwo profilu zaufanego, założyć go można na stronie https://obywatel.gov.pl/zaloz-profil-zaufany.

Aby podpisać plik XML podpisem zaufanym ePUAP, można skorzystać ze strony rządowej, zgodnie z poniższą instrukcją (w przypadku błędów z wyświetlaniem strony, prosimy spróbować innej przeglądarki, np. Google Chrome)

1. Wchodzimy na stronę https://obywatel.gov.pl/ i na stronie głównej klikamy „Podpisz dokument elektronicznie”

2. Naciskamy „Start” a następnie wybieramy odpowiednią opcję. Pierwszą od góry, jeżeli podpisujemy sprawozdanie finansowe lub drugą, jeżeli podpisujemy sprawozdanie zarządu w wersji PDF.

3. Następnie szukamy przycisku „Podpisz lub sprawdź dokument” i klikamy na niego.

4. Wybieramy sposób logowania – „profil zaufany”

5. Pojawia się możliwość wysłania na serwer dokumentu z dysku – wybieramy dokument XML.

6. Jeśli plik został wgrany poprawnie, pojawi się możliwość podpisania go.

7. Następnie należy się zalogować na swój profil zaufany, zgodnie z wybraną opcją.

8. Pojawia nam się opcja wyboru – czy chcemy podpisać podpisem zaufanym ePUAP czy podpisem kwalifikowanym przy pomocy darmowego oprogramowania PZ Signer.

9. Jeżeli poprawnie zakończyliśmy proces podpisywania, otrzymamy stosowny komunikat oraz możliwość pobrania podpisanego pliku. Pobrane sprawozdanie możemy przekazać e-mailem lub inną drogą pozostałym członkom zarządu do podpisu.

 

Jeżeli proces przebiegł pomyślnie, powinni Państwo otrzymać poprawnie podpisane sprawozdanie finansowe Państwa Spółki. Kolejnym krokiem będzie zatwierdzenie SF przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (przeważnie do 30 czerwca), a następnie wysyłka do eKRS w ciągu kolejnych 15 dni – również elektronicznie. Instrukcję umieszczania Sprawozdań Finansowych w KRS znajdą Państwo tutaj: https://bdpartner.pl/blog/jak-wyslac-sprawozdanie-finansowe-do-ekrs-instrukcja/. 

Jarosław Badowski
Prezes Zarządu
BD Partner Sp. z o.o.
jaroslaw.badowski@bdpartner.pl