Co to jest KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów

KPiR można prowadzić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, czym jest Księga Przychodów i Rozchodów, kto ma obowiązek prowadzić KPiR oraz jakie pozycje ona obejmuje – przeczytaj ten artykuł.

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – potocznie zwana KPiR lub PKPiR – jest narzędziem służącym do ewidencji osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien zapisywać w niej osiągane obroty ze sprzedaży oraz koszty poniesione w celu uzyskania przychodu. Dzięki tej ewidencji, podatnik jest stanie określić wysokość swoich zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od osób fizycznych. KPiR służy również samemu przedsiębiorcy do podsumowania swojej działalności w ciągu roku – oceny osiągniętych dochodów lub poniesionych strat.

Księga przychodów i rozchodów jest jedną z najprostszych form rozliczania się przedsiębiorstwa z urzędem skarbowym.

Księga przychodów i rozchodów powinna być założona na dzień 1 stycznia lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. O tym fakcie należy powiadomić naczelnika Urzędu Skarbowego w ciągu 20 dni od momentu założenia księgi. Jeżeli podatnik powierzył prowadzenie KPiR biuru rachunkowemu, takiemu jak BD Partner, podatnik zobowiązany jest zawiadomić naczelnika US w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym.

Kto ma obowiązek prowadzić KPiR?

Obowiązek prowadzenia ewidencji reguluje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynika z niej, że do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób pozwalający ustalenie dochodu lub straty, podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku zobowiązane są osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz wykonujące działalność gospodarczą spółki partnerskie.

Powyższe podmioty mogą prowadzić KPiR tylko pod warunkiem, że ich obroty z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2.000.000 euro w przeliczeniu na PLN wg. średniego kursu NBP obowiązującego pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego dany rok podatkowy. W przeliczeniu limit KPiR w 2019 r. wynosi 8.559.000 zł (kurs NBP dnia 1 października 2018 r. wg. tabeli 190/A/NBP/2018 wyniósł 4,2795 zł). Jeżeli podatnik przekroczył ten limit, zobowiązany jest do prowadzenie pełnej księgowości (księgi handlowe).

Obowiązek prowadzenia KPiR ustaje nie tylko w przypadku przejścia na pełną księgowość, ale także, jeżeli podatnik wybrał ryczałt jako formę opodatkowania, wykonuje wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim lub dokonuje sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności. W szczególnych przypadkach, przedsiębiorca może uzyskać indywidualne zwolnienie z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Dotyczy to szczególnych okoliczności, wynikających z rodzaju i rozmiaru wykonywanej działalności, wieku lub stanu zdrowia.

Jakie pozycje obejmuje KPiR?

Aby uniknąć kar oraz korekt wynikających z błędnie obliczonego podatku, istotne jest, aby w KPiR ujmować tylko pozycje, które powinny tam się znaleźć. Eksperci w biurze rachunkowym BD Partner są wyspecjalizowani w prowadzeniu ksiąg przychodów i rozchodów oraz ksiąg handlowych.

W księdze przychodów i rozchodów ujmowane są poniższe pozycje:

• Przychody
• Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych
• Poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności
• Koszty prac badawczo-rozwojowych

Wpisowi do KPiR nie podlegają:

• Koszty inwestycji w czasie jej realizacji – można je ująć dopiero po zakończeniu inwestycji jako odpis amortyzacyjny
• Zaliczki na poczet dostaw lub sprzedaży produktów
• Obrót opakowaniami zwrotnymi
• Jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej – dotacje z Urzędu Pracy, z UE itp.

Budowa KPiR ma określoną strukturę i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR. Najnowsze przepisy narzucają księdze przychodów i rozchodów składać się z 17 kolumn, o określonych zawartościach oraz kolejności.

Jarosław Badowski
Menedżer ds. Rozwoju
BD Partner Sp. z o.o.
jaroslaw.badowski@bdpartner.pl

Słowa kluczowe:
KPiR 2019, Księga przychodów i rozchodów, PKPIR, Podatkowa księga przychodów i rozchodów, Limit KPiR 2019, Limit Mała księgowość 2019, Ryczałt, biuro rachunkowe, BD Partner