Jak wysłać sprawozdanie finansowe do eKRS? Instrukcja

Jak pisaliśmy w artykule dotyczącym elektronicznego podpisywania Sprawozdań Finansowych, przygotowanych przez nasze Biuro Rachunkowe BD Partner, aktualnie nie ma już możliwości wysyłania sprawozdań rocznych w formie papierowej. To, co się nie zmieniło, to termin wysyłania sprawozdań do KRS. Sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. Z kolei zatwierdzenia dokonuje walne zgromadzenie wspólników w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Zapraszamy do zapoznania się instrukcją opisującą jak krok po kroku poprawnie złożyć sprawozdanie finansowe do eKRS.

Jak wysłać e-sprawozdanie do KRS?

W pierwszej kolejności należy utworzyć konto na platformie S24. Jeżeli posiadają już Państwo swój profil, mogą przejść od razu do kroku 5.

Krok 1
Wchodzimy na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/ i wybieramy drugie pole od lewej, czyli „S24 – Rejestracja spółki i inne wnioski„.

Krok 2
Schodzimy na sam dół strony  i w oknie „Logowanie” wybieramy „Utwórz konto„.

Krok 3
Na kolejnej stronie wypełniamy pole dotyczące adresu e-mail, wymyślamy dostatecznie trudne hasło oraz akceptujemy regulamin portalu. Po poprawnym wypełnieniu wszystkich pól przechodzimy dalej.

Krok 4
Na tej stronie należy potwierdzić rejestrację swoim profilem zaufanym (ePUAP) lub podpisem kwalifikowanym.

Krok 5
Jeżeli posiadamy już założone konto w serwisie S24, wchodzimy bezpośrednio na https://ekrs.ms.gov.pl/ i wybieramy drugie pole od prawej – „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych„.

Krok 6
Klikamy w pole „Zaloguj się” znajdujące się po lewej stronie.

Krok 7
Otworzy się formularz logowania, który musimy wypełnić danymi podanymi podczas rejestracji na portalu S24.

Krok 8
Poprawne zalogowanie przeniesie nas na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości, na którym należy wybrać pierwsze pole od lewej, czyli „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”

Krok 9
W kolejnym kroku należy wybrać pole „Dodaj zgłoszenie„.

Krok 10
Po wpisaniu numeru KRS naszej spółki, wyszukujemy ją i potwierdzamy dane przyciskiem „dalej” na dole strony.

Krok 11
W tym kroku musimy uzupełnić wymagane pola:

Nazwa robocza zgłoszenia – wpisujemy tutaj naszą własną nazwę roboczą, np. „sprawozdanie finansowe 2022”.

Okres, za jaki składane są dokumenty – wpisujemy rok obrotowy, za który składane jest sprawozdanie. Najczęściej będzie to okres od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. 

Wybieramy rodzaj zgłoszenia i wybieramy „Dodaj Dokument„.

Krok 12
Pojawi się nowe okno z możliwością dodania dokumentu.
W polu „data sporządzenia dokumentu” należy wpisać datę sporządzenia, którą otrzymacie Państwo od nas na e-mail. Większość sprawozdań finansowych została przygotowana między 20 a 31 marca.
Z listy „Rodzaj dokumentu” wybieramy odpowiednią pozycję. W większości przypadków należy dodać sprawozdanie finansowe (elektronicznie podpisany plik XML), uchwałę o podziale zysku/pokryciu straty (skan odręcznie podpisanego dokumentu), uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (skan odręcznie podpisanego dokumentu) oraz sprawozdanie z działalności (elektronicznie podpisany plik pdf).
Następnie dodajemy odpowiedni plik z komputera klikając „Wybierz plik„. Jeżeli sprawozdanie zostało podpisane oddzielnym podpisem elektronicznym, dodajemy go w kolejnym polu. W przypadku podpisu przez profil zaufany ePUAP nie ma takiej konieczności.
Wybieramy „Zapisz„. Jeżeli zgłoszenie jest kompletne, okno się zamknie.

Krok 13
Po dodaniu kompletu dokumentów, wybieramy „dalej” znajdujące się pod listą złożonych dokumentów.

Otworzy się kolejna strona, na której zaznaczamy parament, że oryginał dokumentu został podpisany zarówno przez kierownika jednostki, jak i osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Wszystkie sprawozdania, które do Państwa trafiły, są już przez nas podpisane.

Jeżeli dokument nie posiada wszystkich podpisów zaznaczamy odpowiedni parametr i wskazujemy przez jaką osobę nie został podpisany wraz z uzasadnieniem braku podpisu.

Krok 14
Przechodzimy Dalej, a w kolejnym oknie, pod tabelą z listą osób uprawnionych do podpisu dokumentów, wybieramy przycisk „Zapisz”, a następnie wyżej „Weryfikuj zgłoszenie„.

Krok 15
Jeżeli weryfikacja przeszła pomyślnie, zaznaczamy osobę składającą i podpisującą zgłoszenie.

Zgłoszenie musi być podpisane przez co najmniej jedną osobę fizyczną uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Osoba ta musi posiadać numer PESEL wpisany do KRS.

Zaznaczamy osobę (co najmniej jedną) z listy, która będzie podpisywać zgłoszenie.

Następnie klikamy w przycisk „Wybierz”.

Ministerstwo daje nam do wyboru podpis kwalifikowany lub podpis poświadczony profilem zaufanym ePUAP.

Jeżeli wskazujemy siebie, od razu podpisujemy zgłoszenie.

Jeśli wskazana osoba nie może w tym momencie podpisać zgłoszenia na tym komputerze, możemy przekazać jej zgłoszenie do podpisu na jej konto, podając adres e-mail powiązany z jej kontem.

Krok 16
Jeżeli zgłoszenie zostanie pozytywnie zweryfikowane oraz poprawnie podpisane przez co najmniej jedną osobę, przycisk Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF stanie się aktywny i możemy wtedy wysłać gotowe zgłoszenie.

Na swoje konto otrzymamy powiadomienie o dokonaniu wpisu wzmianek w rejestrze KRS oraz o zamieszczeniu dokumentów w Repozytorium.

Gratulujemy! Jeżeli cały proces przebiegł pomyślnie, sprawozdanie finansowe zostało poprawnie złożone do repozytorium, a więc został wypełniony coroczny obowiązek każdej spółki kapitałowej. Złożone dokumenty przejrzymy wracając do kroku 5 i wybierając „Przeglądanie złożonych dokumentów”.

Cały zespół Biura Rachunkowego BD Partner służy Państwu pomocą na każdym etapie przygotowywania i składania sprawozdania finansowego do systemu eKRS. Z uwagi jednak na poufność danych, nie możemy przyjąć od Państwa danych do logowania i złożyć wniosku w Państwa imieniu.
Więcej przydatnych linków:
https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/
https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2019/index.php/dokumentacja/jak-wyslac-e-sprawozdanie-finansowe-na-portalu-ekrs/

Jarosław Badowski
BD Partner Sp. z o.o.
jaroslaw.badowski@bdpartner.pl